Excel, papír vagy SimpliFleet?
Nem erre való
Az Excel egy általános célú táblázatkezelő. Nem generál TIG-et, nem küld lejárat-értesítőt dokumentumokra vagy szervizhatáridőkre, és nem biztosít NAV-kompatibilis működésre tervezett, időbélyeges audit naplót. Flottakezelésre csak ideiglenesen, 1–3 jármű esetén alkalmazható.
Visszakereshetetlen, elveszhet
NAV-ellenőrzésnél 2 évnyi TIG-dokumentumot visszakeresni egy irattárból: időigényes, hibalehetőséggel teli, és ha a papír elveszett vagy sérült, az adókötelezettség megállapítható. A papíros nyilvántartás a legnehezebben skálázható flottakezelési módszer.
Flottakezelésre tervezett
Minden dokumentum automatikusan generálódik és archiválódik, visszakereshető és NAV-kompatibilis működésre tervezett. Automatikus értesítők biztosítják, hogy egyetlen lejárt biztosítás vagy érvénytelen forgalmi engedély se maradjon figyelmen kívül.
Részletes összehasonlítás
| Funkció | SimpliFleet | Excel + papír | Csak papír |
|---|---|---|---|
| Automatikus TIG-generálás | ✓ Automatikus | ✗ Nem lehetséges | ✗ Kézi |
| NAV-kompatibilis működésre tervezett TIG-export | ✓ | ✗ | ✗ |
| Dokumentumlejárat-értesítő | ✓ Automatikus | ✗ Kézi figyelés | ✗ |
| Karbantartási napló | ✓ | Részlegesen | Papírfüzet |
| Sofőrnyilvántartás | ✓ | Táblázat | Papír |
| Projekt-fuvar hozzárendelés | ✓ | Komplex, hibás | ✗ |
| Visszakereshető archívum (2+ év) | ✓ Szűrhető | Korlátozott | ✗ Irattár |
| Audit napló időbélyeggel | ✓ | ✗ | ✗ |
| EU-s adattárolás, GDPR | ✓ | Helyi gép | ✗ |
| Onboarding és support | ✓ Ingyenes | Önálló | Önálló |
A papíralapú és Excel-alapú nyilvántartás rejtett kockázatai: elveszett TIG-ek NAV-ellenőrzésnél, lejárt dokumentumok miatti bírság, visszakereshetetlen 2 éves archívum. Ezek nem elméleti kockázatok — 5 jármű felett ezek rendszeres problémák, ha nincs dedikált flottakezelő szoftver.
Mikor mondja fel az Excel és a papír?
Excelen nincs TIG — minden fuvart kézzel kell kitölteni
Az Excel képtelen TIG-dokumentumot generálni. Minden egyes fuvarhoz külön kell kitölteni a nyomtatványt kézzel — ami sofőrönként és naponként 5–10 perc, havonta pedig óráknyi adminisztrációs teher. A SimpliFleet automatikusan generálja a TIG-et a fuvarból.
Nincs automatikus emlékeztető — lejárt biztosítás szabálysértés
Biztosítás, forgalmi engedély, műszaki vizsga, sofőrigazolvány — minden járműnél, minden évben. Exceltáblázatból ezeket manuálisan kell nyomon követni. Ha egy lejár és senki nem veszi észre, lejárt biztosítással közlekedni szabálysértés. A SimpliFleet automatikus értesítőt küld, mielőtt bármi lejárna.
2 évnyi TIG papírból visszakeresni: lehetetlen
A NAV ellenőrzésnél bekérhet 2 évre visszamenőleg TIG-dokumentumokat, bontva járművenként és dátum szerint. Papíralapú irattárból, esetleg Excel-táblázatból ezt teljes körűen teljesíteni órákat, akár napokat vesz igénybe — és a hiányos nyilvántartás szankcióval jár. A SimpliFleet archívumból percek alatt szűrhető.
Mikor volt az utolsó szerviz? Talán az Excelben van…
Ha van karbantartási Excel-táblázat, az csak akkor naprakész, ha valaki rendszeresen frissíti. A szervizidők, km-alapú csere-határok, műszaki ellenőrzési dátumok manuális követése több járműnél nehézkes és hibalehetőséggel teli. A SimpliFleet automatikusan nyilvántartja és emlékeztet a közelgő szervizekre.
Ki vezette a járművet január 14-én 14:32-kor?
Káreset, szabálysértési értesítő vagy megrendelői visszajelzés esetén tudni kell, melyik sofőr vezette az adott járművet egy adott időpontban. Papírból vagy Excelből ez visszakövethetetlen, ha a TIG-ek nincsenek megbízhatóan archiválva. A SimpliFleet minden fuvarhoz rögzíti és megőrzi a sofőradatot.
Kinek való a SimpliFleet?
12 járműves fuvarozó cég
TIG-automatizálás, dokumentumlejárat-értesítők, 2 éves NAV-archívum. Eddig: sofőrök kézzel töltötték ki a TIG-eket, az adminisztrátor havonta összegyűjtötte és irattárazta. Egy NAV-ellenőrzésnél hiányzott 3 hónap TIG-je.
Automatikus TIG-generálás minden fuvarhoz, azonnali digitális archiválás, NAV-kompatibilis működésre tervezett export bármely időszakra szűrhetően. A 2 éves archívum mindig teljes és visszakereshető.
8 járműves logisztikai vállalkozás
Projekt-alapú elszámolás megrendelőknek, sofőrteljesítmény-követés. Eddig: minden megrendelő más riportformátumot kért, az adminisztrátor Excelből manuálisan állította össze a havi kimutatásokat — ami riportokként 2–3 óra.
Projekt-fuvar hozzárendelés automatikusan, megrendelőnkénti riport exportálható, sofőrteljesítmény-adatok szűrhetők jármű, sofőr és időszak szerint.
20 járműves építőipari cég
Céges autók és munkagépek vegyesen, karbantartási napló, km-alapú szervizütemezés. Eddig: a szerviz-Excel frissítése mindig elmaradt, kétszer fordult elő, hogy lejárt műszaki vizsgával közlekedett egy jármű.
Automatikus karbantartási napló, km-alapú szervizütemezés emlékeztetőkkel, műszaki vizsga lejárat-értesítők 30 nappal előre. Azóta nem volt le nem szervizelt jármű.
SimpliFleet vs. Excel — GYIK
Az Excel alkalmas-e flottakezelésre?
Mi az a TIG és miért kell NAV-kompatibilis működésre tervezettan generálni?
Meddig kell megőrizni a flottadokumentumokat?
Miért jobb a SimpliFleet a papíros nyilvántartásnál?
Kell bankkártya a 60 napos próbához?
Mennyi idő a beüzemelés?
Mi a különbség a Starter és a Pro csomag között?
Váltson SimpliFleet-re.
Hagyja el a kézi TIG-kitöltést és az irattárat. 2 perces regisztráció, 60 nap próba, döntés csak utána.